Introducción al Cliente.

INECO, Ingeniería y Economía del Transporte, S.A., es una empresa española, creada en 1968, como consecuencia de la necesidad de un apoyo tecnológico independiente en el desarrollo de los programas de inversión en el campo del transporte.

TIFSA, Tecnología e Investigación Ferroviaria, S.A., fue fundada por RENFE en 1983. Desde entonces, como empresa consultora, ha potenciado el desarrollo tecnológico en el campo ferroviario y ha ofrecido servicios de asistencia técnica, estudios y proyectos en todos los aspectos de ingeniería civil e industrial.

En 1999, INECO, en su afán de integrar las distintas áreas de la ingeniería de transportes para un control más exhaustivo de la obra final, adquiere el 49% de TIFSA con el propósito de ampliar los servicios que presta dentro del sector del transporte ferroviario dentro y fuera de España.

Desde entonces INECO y TIFSA constituyen una agrupación de empresas integradas en el Grupo del Ministerio de Fomento a través de la titularidad de sus acciones que recae en los mayores entes públicos del sector transporte. Ambas han estado y están en primera línea de las actuaciones de la ingeniería nacional e internacional, dando respuesta al reto de la tecnología punta para apoyar el desarrollo de sus actividades.

Contexto del Proyecto

INECO-TIFSA se encuentra, en un proceso de desarrollo estratégico entre los que destacan como principales retos de negocio los siguientes:

• Consolidar el fuerte crecimiento de la compañía. 
• Diversificar sus fuentes de ingresos tanto a nivel de mercados como de servicios. 
• Implantar algunos procesos clave de la organización, en especial el proceso comercial, el proceso de innovación y el proceso de gestión estratégica.
• Consolidar la Organización, implantando nuevos mecanismos que aseguren la sostenibilidad de la compañía a medio plazo (Gestión de los Recursos Humanos, Control de Gestión, etc).   

En línea con este proceso de desarrollo estratégico y con la necesidad de INECO-TIFSA de optimizar la gestión de sus procesos de negocio, se detecta la necesidad de conseguir una Solución Global e Integrada de sus sistema de información a todos los niveles (Sistemas Operacionales – Datawarehouse – BSC).

Objetivo del Proyecto

• Obtener una Solución Global e Integrada, tanto entre los diferentes Procesos de Negocio soportados por diferentes Sistemas Operacionales, como entre dichos procesos y la Información de Gestión de la Compañía. 
  Para dar una respuesta tecnológica a esta Solución Global, INECO-TIFSA ha escogido la utilización de la Business Suite de SAP:
• • SAP R/3: Para dar soporte a los Procesos Económico Financieros, Control de Gestión y Compras y Aprovisionamientos.
  • SAP BW-SEM: Para dar soporte a la emisión de Informes, Cuadros de Indicadores y control y seguimiento del BSC Corporativo, de Áreas y de Unidades de Negocio.   
• A nivel de Procesos de Negocio:
• • Resolver la problemática de la falta de integración de la información, ya que los diferentes módulos de SAP R/3 se encuentran completamente integrados entre sí de forma on-line. Esto redunda en los siguientes beneficios:
  • • Tanto los Datos Maestros como los Datos Transaccionales son únicos, se evitan por tanto duplicidades.
    • Se reduce el esfuerzo de mantenimiento global, permitiendo a los usuarios centrarse más en su trabajo y menos en la alimentación del sistema y las comprobaciones de datos.
    • Adicionalmente, la utilización de una solución ERP como SAP asegura una adaptación sencilla a posibles cambios en la legislación vigente (Nómina Española, Normativas Contables, etc.).   
  • Mejorar y ampliar la funcionalidad que existía en los Sistemas de INECO-TIFSA, sustituyéndolos por un Sistema:
  • • Que permita extraer información de manera sencilla y ágil.
    • Integrado, con tecnología actual, escalable y fácil de mantener.
    • Fácil de usar y que minimice el trabajo administrativo actual.
    • Abierto, que permita la integración con el resto de sistemas de la organización.
    • Que asegure la calidad con el cumplimiento o superación de las expectativas generadas por INECO-TIFSA en cuanto a la eficacia del aplicativo, plazo de implementación y suavidad en la asimilación.
    • Preparar y disponer de una plataforma actualizada sobre la cual poder crecer y disponer en un futuro de nuevas funcionalidades y tecnologías que mejoren el rendimiento y capacidades de los Departamentos de INECO-TIFSA.   
  • A nivel de Información de Gestión (Informes, Cuadros de Indicadores), y de Control y Seguimiento del BSC, el empleo de la solución global implantada permite cubrir los siguientes objetivos:
  • • Facilitar el establecimiento y control de un cierre único de mes.
    • Reducir en gran medida el riesgo de incoherencias entre el dato dado por la Información de Gestión y el dato existente en el Sistema Operacional, al evitar el tratamiento manual de la información.Aumentar la fiabilidad del dato.
    • Agilizar el Proceso de Cierre, obteniéndose los datos mensuales de gestión antes, tanto los datos del BSC para la Dirección como los informes específicos para mandos intermedios.   

Desarrollo del Proyecto

La situación de INECO-TIFSA, al comienzo del proyecto, se basaba en la consolidación manual de la información del Cuadro de Mando.

everis, en estrecha colaboración con INECO-TIFSA, realizó una fase previa de análisis de la Solución de Business Intelligence que consistió en los siguientes pasos:

• Análisis Funcional de Indicadores y de las Fuentes de Información.
• Selección de la Herramienta BI (SAP BW/SEM).
• Diseño preliminar de la Solución BI.   

La siguiente fase consistió en llevar a cabo la implantación de la Herramienta de BI seleccionada:

• Implantación de BW-SEM para el soporte al Cuadro de Mando y a los BSC Corporativo, de Áreas y Unidades de Negocio.
• Alimentación de los datos procedentes de Presupuestos y Otros directamente en BW-SEM vía herramienta SEM-BPS.
• Carga en BW-SEM mediante fichero de los datos procedentes de ofertas, Calidad, SICI, Navision y aplicación Access de RRHH   

En Septiembre del 2004 se comenzó el proyecto de implantación de SAP R/3. Debido a que los plazos para el arranque eran muy ajustados, el proyecto se dividió en dos fases. La Fase I arrancó a finales de Noviembre del 2004, mientras que la Fase II lo hizo en Abril del 2005. Esta planificación permitió realizar el cierre del ejercicio 2004 en el nuevo sistema, SAP R/3. 

Los módulos implantados son los que se detallan a continuación:

• Fase I:
• • Contabilidad General
  • Cuentas a Pagar
  • Cuentas a Cobrar
  • Gestión de Materiales (Compras)
  • Integración de dichos módulos con SAP BW-SEM   
• Fase II:
• • Tesorería (Gestión de Caja)
  • Activos Fijos
  • Consolidación
  • Integración de dichos módulos con SAP BW-SEM   

Aportaciones para el cliente

La implantación de mySAP R/3 y mySAP Business Intelligence como herramientas de gestión, por parte de everis, ha supuesto las siguientes aportaciones para INECO-TIFSA:

• Un control más exhaustivo de los activos fijos de la compañía, así como un mayor control en el seguimiento de las compras realizadas.
• Calidad y fiabilidad de la información, lo que permite su explotación para la toma de decisiones a todos los niveles.
• Un seguimiento estratégico a través del Cuadro de Mando, que obtiene la información a partir de los datos transaccionales.   

• Optimización de los procesos de gestión y de los flujos de información, realizando una reingeniería de procesos paralela a la renovación de los sistemas de gestión. Esto ha supuesto, por ejemplo, una considerable reducción en el tiempo dedicado a los cierres contables y analíticos, así como cumplir uno de los principales objetivos para la dirección económico financiera, que consiste en una contabilidad financiera y una contabilidad analítica paralelas y completamente integradas.
• Obtención de información a partir de los datos de control de gestión de forma automatizada y realización de un seguimiento periódico de los mismos.