Contexto

Probitas Pharma es un colectivo de empresas del sector hospitalario que desde 1940 dan respuesta tanto a las necesidades de los profesionales que trabajan en el Hospital, como a las de sus pacientes, haciendo especial hincapié en la calidad de su servicio y la calidad, eficacia y seguridad de sus productos. 
Probitas Pharma ha crecido rápidamente gracias al progresivo avance de la tecnología y a la energía de sus colaboradores, alcanzando una fuerte implantación en España, su país de origen, y extendiendo, poco a poco, su experiencia por todo el mundo. 
Como consecuencia de este crecimiento, Probitas Pharma apostó por un entorno de gestión global del holding que le permitiese administrar de forma eficiente sus procesos empresariales y unificar la información procedente de todas las empresas del grupo utilizando para ello la plataforma mySAP. 
Uno de los pilares fundamentales de esta gestión integrada es la de las personas, que Probitas Pharma incluyó también en mySAP de forma integrada con el resto de los procesos de la compañía.

Objetivos del proyecto

El objetivo fundamental era contar con un soporte de gestión de personal que cubriese las necesidades de gestión económico/financiera conjuntamente con las de evolución de capacidades y formación de personal de forma integrada y homogénea con el resto de los procesos de la compañía que se encontraban implantados en SAP. 

Para ello era imprescindible:

• Disponer de una herramienta eficaz y flexible que optimice los procesos del departamento de Recursos Humanos.
• Realizar la oportuna ingeniería para la mejora de los procesos de gestión de personal de la compañía.
• Centralizar los procesos de Recursos Humanos en el sistema SAP R/3.
• Integrar la gestión de personal con el resto de aplicativos.
• Introducir un modelo extendido de Gestión de Recursos Humanos.  

Para ello Probitas Pharma abordó un completo proyecto de implantación de diversos módulos de gestión de personal de SAP R/3, concretamente:

• Gestión de la organización.
• Administración de personal.
• Cálculo de nómina.
• Gestión de tiempos.
• Planificación de costes.
• Gestión de formación.
• Calificaciones y requisitos.  

La implantación de estos módulos permitirían unificar la información existente en diferentes dispositivos (algunos informáticos y otros no) y simplificar la ejecución de diversos procesos que podrían automatizarse, como el cálculo y pago de nóminas y el cálculo de costes de personal, integrando dichos procesos con el resto de los procesos económico/financieros de la empresa.     

Desarrollo del proyecto

El proyecto se planteó en dos fases diferenciadas:

• El bloque económico-administrativo, realizado en una primera fase con la implantación de los módulos:
• • Gestión de la organización.
  • Administración de personal.
  • Cálculo de nómina.
  • Gestión de tiempos.
  • Planificación de costes.  
• El bloque de formación con la implantación de los módulos:
• • Gestión de formación.
  • Calificaciones y requisitos.  

En ambas fases, que se realizaron consecutivamente, everis ha sido el partner de servicios que ha apoyado a Probitas Pharma en la implantación de las funcionalidades y en la transmisión de conocimiento a los usuarios.
La planificación y ejecución del proyecto se hizo teniendo en cuenta factores críticos y básicos, como la ejecución de paralelos de nómina o la formación y apoyo a los usuarios, cosas que aseguraban la minimización de las incidencias y la facilidad de adaptación de los usuarios a la nueva herramienta y procesos.
Un tema interesante a tener en cuenta al respecto de este proyecto es que el servidor donde está la aplicación de HR se encuentra, por motivos de seguridad y confidencialidad, separado del servidor en el que reside el resto de los módulos de gestión de SAP R/3. Este hecho no ha significado una falta de integración entre los procesos de HR y el resto gracias a la utilización de la tecnología ALE, mediante la que se realiza la interfase contable de nómina y de imputaciones a centros de coste.

Beneficios y conclusiones

Probitas Pharma ha obtenido beneficios de carácter tecnológico y de eficiencia de procesos gracias a la implantación de los módulos de HR de SAP, ya que no únicamente ha mejorado la plataforma en que se encuentra su información de personal sino que ha aprovechado el proyecto de implantación para mejorar algunos de sus procesos. Por ejemplo:

• Se han agilizado y racionalizado los procesos de contratación de personal permitiendo descentralizar las tareas y distribuir las actividades entre los diferentes responsables.
• Se ha mejorado ostensiblemente la gestión de tiempos gracias a la integración de los datos tomados de los relojes de control de presencia con el cálculo de nómina de forma automatizada.
• Se ha minimizado el uso de papel y agilizado la transmisión de información y material de formación gracias a la integración con correo electrónico y la introducción del control informático de lectura de documentos.  

La implantación del módulo de HR de SAP en Probitas Pharma ha permitido racionalizar y simplificar su gestión de personal y asegurar la integridad de todos sus procesos de gestión.