LA COMPAÑÍA: PULEVA FOOD, S.L.

Puleva Food, junto con Lactimilk, son las firmas que aglutinan todo el negocio del Grupo Ebro Puleva correspondiente al sector lácteo, la cual, desde sus orígenes en 1954, mantiene la filosofía de trabajar por el bienestar de toda la familia, elaborando alimentos frescos y naturales de primera calidad.

Actualmente consta de siete centros de producción ubicados en: Granada, Jerez, Nadela, León, Sevilla, Mollerussa y Arteixo, que ofrecen una variada gama de productos diferenciados y de alto valor añadido como leches, mantequillas y batidos lácteos comercializados bajo las marcas de Puleva, Ram, Leyma y El Castillo y que la convierten en el grupo líder del sector lácteo en España.

Adicionalmente, cuenta con las siguientes empresas:

• Yofres para el desarrollo y comercialización de yogures frescos.
• Grelva: planta de cogeneración eléctrica. 

El 23 de Octubre del año 2000, Puleva y Azucarera Ebro Agrícolas anunciaron su acuerdo de fusión, y el 13 de Diciembre del mismo año las Juntas de Accionistas de ambas empresas aprueban la operación. Tras la fusión de Puleva y Ebro se constituyó Puleva Food S.L., filial 100% del Grupo Ebro Puleva.

Como resultado de dicha fusión, y con la finalidad de ofrecer un soporte tecnológico adecuado a las necesidades de gestión y de información del Grupo, Ebro Puleva decidió homogeneizar los sistemas de información de las diferentes empresas que lo componían, optando por la plataforma SAP (R/3, BW, CRM,…) como sistema de gestión corporativo.

En la actualidad, Puleva Food factura más de 530 millones de euros y emplea más de 1.300 empleados repartidos entre sus siete centros productivos.

EVOLUCIÓN DE MERCADO

En los últimos años, la tendencia del mercado de la distribución ha evolucionado hacia la concentración de la venta hacia los Clientes de Gran Distribución, en detrimento de los comercios tradicionales.

Esta tendencia, unida a la situación de competencia creciente y de nuevas exigencias del mercado (y de consumidores finales) dirigen a las empresas proveedoras de productos de gran consumo a formular nuevas estrategias comerciales que incorporan nuevas variables a los Acuerdos Comerciales, como surtido, ubicación, promociones, etc… 

En este marco de mercado, Puleva Food se hace consciente de la necesidad de destinar recursos humanos y económicos a la Optimización de los Acuerdos Comerciales, planteándose la utilización de una solución automatizada de Gestión del Punto de Venta que, junto con la recogida de información en dichos puntos de venta, le permita validar el cumplimiento de los acuerdos comerciales pactados a nivel general, con cada Cadena de Distribución, o a nivel local con cada Punto de Venta.

SITUACIÓN TECNOLÓGICA

Puleva cuenta con mySAP Business Suite como back office de sus principales procesos de negocio, y utiliza las funcionalidades habilitadas por los módulos MM, SD, PM, FI y CO de SAP R/3 para la gestión financiera, logística y administrativa.

Adicionalmente, dispone de SAP BW para explotar la información analítica correspondiente a las distintas áreas de negocio de la empresa.

Dentro de este marco tecnológico, la Gestión del Punto de Venta se estaba realizando sobre sistemas no-SAP, mediante aplicaciones a medida y la utilización de hojas de cálculo. 

Para dar cobertura a estos procesos se han implantado las siguientes soluciones SAP:

MOVILIDAD

• Aplicación del Punto de Venta. Aplicación para PDA desarrollada a medida para la Gestión del Punto de Venta sobre SAP MI 2.1.
• SAP MI 2.1 (Mobile Infrastructure) como middleware de sincronización y entorno tecnológico para el desarrollo de la Aplicación de Gestión de Punto de Venta. 

BACKOFFICE

• SAP CRM 4.0 (Customer Relationship Management) como herramienta Back Office de la Gestión de Puntos de Venta y soporte a la información de las Promociones. 

DATAWAREHOUSE

• SAP BW 3.1 (Business Information Warehouse) como sistema analítico para dar soporte al seguimiento de los Acuerdos Comerciales, y la información tanto propia como de la Competencia., explotando la información de la PDA, y de SAP CRM. 

EL PROYECTO

El proyecto tuvo una duración de 4 meses y tanto la fase de diseño como la de implantación fue llevado a cabo por un equipo de consultores de everis y Realtech, conjuntamente con un equipo compuesto por el personal de los departamentos de Sistemas de Información y Comercial de Puleva.

Las fases del proyecto fueron las siguientes:

Análisis y diseño

Durante la fase de análisis y diseño se definió la funcionalidad necesaria para la Gestión de Puntos de Venta y sobre qué sistema se implementaba.

Como solución final se planteó dotar a cada Gestor de Punto de Venta de una PDA con una aplicación a medida desarrollada sobre Java donde pudiera gestionar las rutas y puntos de venta a visitar (según la planificación preestablecida en central), la recogida de datos en los puntos de venta y la verificación (in situ) del cumplimiento de los acuerdos pactados por parte del Punto de Venta.

En concreto, sobre SAP CRM se dispuso de la siguiente funcionalidad:

• Datos Maestros:
  • Gestor de Punto de Venta
  • Jerarquía Comercial GPV
  • Maestro de Puntos de Venta
  • Jerarquía de Puntos de Venta
  • Maestro de Productos (Puleva, PLV y Competencia)
  • Jerarquía de Productos 
• Funcionalidad antes de visita:
  • Gestión de Rutas
  • Gestión de Visitas
  • Gestión de Acuerdos Comerciales
  • Gestión de Mensajes 

En la Aplicación PDA para la Gestión del Punto de Venta la siguiente funcionalidad:

• General: 
  • Acceso al Sistema
  • Menú Principal
  • Sincronización de los datos 
• Datos Maestros:
  • Maestro de Puntos de Venta
  • Maestro de Productos (Puleva, PLV y Competencia)
  • Surtido de Cliente ? Acuerdos (Locales y Nacionales) 
• Negocio:
  • Gestión de Ruta
  • Visita
  • Toma de datos
  • Alarmas
  • Revisión de acuerdos
  • Mensajes 

Y sobre SAP BW se habilitaron informes para las siguientes áreas:

• Análisis y Nivel de Presencia de los productos.
• Gestión de Roturas de stock.
• Acciones Promocionales
• Visitas
• Nivel de Surtido
• Precios (máximo, mínimo y promedio).
• Implantación de Surtido.
• Caducidad de los Productos.
• … 

Construcción

En la construcción del modelo analizado se llevó a cabo la parametrización de los procesos de Gestión de Puntos de Venta en SAP CRM, los desarrollos propios para el mantenimiento de la Gestión de Puntos de Venta de Puleva, la construcción de los informes de negocio sobre SAP BW, y el desarrollo de la Aplicación PDA para la Gestión de Puntos de venta, de acuerdo con unos hitos de control y verificación del modelo.

Implantación y despliegue

La Gestión de Puntos de Venta se hizo progresivamente en primer lugar en Provincias de Andalucía, para que progresivamente se fuera implantando en el resto del territorio nacional.

OBJETIVOS

El objetivo principal del proyecto se concreta en la puesta en marcha de un sistema que permita automatizar el seguimiento de los acuerdos comerciales y promocionales sobre los Puntos de Venta.

Como objetivos adicionales se contemplan:

• Ofrecer una solución global que cubra el ciclo completo de la Gestión de Puntos de Venta de Puleva. 
• Tener un control detallado del cumplimiento de surtidos negociados y acuerdos comerciales de los productos de Puleva en los Puntos de Venta, mediante la generación de alarmas en el momento de la toma de datos.
• Aumentar la capacidad del equipo comercial para la Gestión de Puntos de Venta mediante una herramienta ágil para el seguimiento de los Acuerdos Comerciales en los Puntos de Venta.
• Obtener información relevante de niveles de presencia, posicionamiento y cumplimiento de acciones comerciales, posibilitando un reporting ágil, flexible y en tiempo real, a los diferentes responsables involucrados en la toma de decisiones.
• Simplificar el tratamiento de masivo de Acciones Promocionales en los Puntos de venta de los productos del grupo.  

BENEFICIOS

El principal beneficio reside en obtener la máxima rentabilidad de los acuerdos comerciales negociados por Puleva.

Algunos de los beneficios derivados de la solución adoptada por Puleva son los siguientes:

• Mayor flexibilidad e inmediatez en la aplicación de acuerdos comerciales y promocionales.
• Rápida gestión y control del cumplimiento de los acuerdos establecidos (surtidos negociados, acuerdos de precios, promociones,…).
• Dar mayores responsabilidades de decisión a los gestores de punto de venta con la ayuda de múltiples alarmas de control.
• Reducir el tiempo de respuesta frente a problemas.
• Facilitar y agilizar el workflow administrativo.
• Proporcionar la información más actualizada y en tiempo real a los gestores y al resto de la organización.
• Mayor conocimiento del Posicionamiento propio y de la competencia.
• Alta Fluidez de comunicación entre funciones Negociación y Gestión Punto de Venta.
• Aprovechamiento de oportunidades tienda a tienda con recogida de negociación local.